Assistovet, solution de gestion dédiée aux structures vétérinaires, centralise planning, dossiers et facturation pour simplifier la vie des équipes cliniques.
| Point clé | Ce que ça apporte |
|---|---|
| Gain de temps sur les rendez‑vous | Une prise de rendez‑vous centralisée et un planning synchronisé réduisent les erreurs et les doubles réservations. |
| Gestion complète du dossier | Le dossier médical animal devient la source unique pour le suivi patient animal et la traçabilité des soins. |
| Contrôle financier | La facturation vétérinaire intégrée et la génération de rapports facilitent la comptabilité et les relances clients. |
| Logistique et stocks | La gestion stocks vétérinaire et la passerelle avec des catalogues externes préviennent les ruptures et optimisent les achats. |
Optimiser la prise de rendez‑vous et le planning : Assistovet comme moteur de productivité
Un cabinet vétérinaire bien organisé commence par un planning clair. Avec Assistovet, la prise de rendez‑vous est centralisée : les secrétariats, les vétérinaires et les techniciens consultent la même interface pour le même créneau. Cela réduit les appels superflus et les rendez‑vous manqués.
Le fonctionnement concret : lorsqu’un client appelle, le standardiste accède au calendrier partagé, propose des plages horaires adaptées et enregistre immédiatement le motif de consultation dans le dossier médical animal. Un rappel automatique peut être déclenché par SMS ou e‑mail, ce qui augmente le taux de présence sans mobiliser du personnel.
Étapes pratiques pour améliorer la gestion des rendez‑vous
1) Cartographier les créneaux : définir les plages selon types de consultations (urgence, routine, chirurgie).
2) Paramétrer les rappels : choisir le canal (SMS, e‑mail), le timing (24h, 48h) et les messages templates.
3) Former l’équipe : afficher un mode opératoire de deux pages pour la saisie rapide et la modification des rendez‑vous.
Exemple : la Clinique du Parc (personnage fil conducteur) a réduit de 30 % ses créneaux perdus en trois mois en appliquant ces étapes. Le passage à une interface unique a aussi permis d’identifier les heures de forte affluence et d’ajuster les effectifs.
Fonctions à exploiter dans Assistovet
La synchronisation du planning avec la fonctionnalité de rendez‑vous vétérinaire permet d’associer directement une fiche patient au créneau réservé. Le vétérinaire voit l’historique des consultes, le traitement en cours et les besoins en matériel avant la consultation, ce qui accélère la prise en charge.
Enfin, la personnalisation des vues (par praticien, par salle, par type d’acte) aide à répartir la charge et à anticiper les équipements nécessaires pour chaque journée. Phrase‑clé : un planning bien paramétré = moins de stress et une meilleure expérience client.
Améliorer la qualité du dossier médical animal et le suivi patient animal avec Assistovet
Le cœur du soin vétérinaire repose sur le dossier médical animal. Un dossier exhaustif permet des décisions rapides et sécurisées. Assistovet offre une gestion structurée des antécédents, des prescriptions, des examens et des images, tout en garantissant la traçabilité.
Organisation recommandée : chaque patient a une fiche unique ; toutes les consultations, prescriptions et actes sont horodatés. Les protocoles standards (vaccinations, stérilisations, traitements chroniques) sont associés et rappelés automatiquement selon la périodicité définie.
Exemple concret d’utilisation
À la Clinique du Parc, le vétérinaire a facilement retrouvé l’historique complet d’un chat âgé présentant des symptômes respiratoires. Le dossier affichait la dernière échographie, les résultats sanguins et les traitements prescrits. Grâce à cette visibilité, l’équipe a évité une prescription redondante et planifié un examen complémentaire ciblé.
Le bénéfice pour le suivi patient animal est multiple : continuité des soins, réduction des risques d’erreur médicamenteuse et amélioration de la satisfaction des propriétaires d’animaux.
Bonnes pratiques pour la tenue du dossier
Structurer les saisies : utiliser des champs « motif », « examen », « diagnostic », « traitement » pour chaque acte. Documenter les décisions avec justification clinique. Intégrer les fichiers multimédias (images, radios) directement dans la fiche.
Astuce : configurer des consentements numériques pour les interventions et garder une trace horodatée dans le dossier. Résultat : meilleure conformité réglementaire et communication facilitée en cas de référé.
En synthèse, investir du temps à structurer le dossier médical animal se traduit par des gains immédiats en qualité de soins et en efficacité opérationnelle.
Maîtriser la facturation vétérinaire et la gestion administrative multi‑sites avec Assistovet
La facturation vétérinaire est souvent l’aspect le plus chronophage pour une clinique. Assistovet intègre des modules qui automatisent la création des devis, la facturation et les relances. Pour les structures multi‑sites, la centralisation des comptes et des rapports financiers simplifie le pilotage.
Processus recommandé : codifier les prestations, lier chaque acte à un code tarifaire et à un compte comptable. À la facturation, le logiciel génère automatiquement les éléments nécessaires pour la comptabilité et peut exporter des journaux pour l’expert‑comptable.
Gestion des paiements et intégration bancaire
Activer les modes de paiement électroniques (CB, virement, paiement en ligne) diminue les encaissements en espèces et accélère le pointage bancaire. Le rapprochement automatique des paiements avec les factures réduit les erreurs.
Exemple : un réseau de cliniques multi‑sites a déployé la version cloud d’Assistovet et a obtenu une visibilité consolidée sur le chiffre d’affaires hebdomadaire. Les ecarts entre sites ont été identifiés et des actions ciblées (formation, ajustement des tarifs) ont été mises en place.
Rapports et tableaux de bord
Les dashboards statistiques fournis par la solution permettent d’analyser la rentabilité par praticien, par type d’acte ou par période. Ces indicateurs servent à orienter les décisions : heures d’ouverture, besoin en personnel, optimisation des stocks.
Phrase‑clé : une facturation structurée permet de dégager du temps pour se concentrer sur le soin et la relation client, tout en assurant la santé financière de la structure.
Optimiser la gestion stocks vétérinaire et la passerelle Vétélevage — Assistovet
La gestion stocks vétérinaire est essentielle pour garantir la disponibilité des traitements et maîtriser les coûts. Assistovet propose un module de suivi des stocks, alertes de seuil et intégration avec des catalogues externes pour les approvisionnements.
Concrètement, la liaison avec des plateformes comme Vétélevage permet d’importer les prestations et les références produits. Attention : en version 8 de Vétélevage, la liaison s’effectue via le code CIP, qui doit être présent dans la fiche produit d’Assistovet. Une mise en correspondance initiale évite les erreurs d’import.
Étapes d’un import réussi et gestion des erreurs
1) Préparer la base : vérifier que chaque produit possède un code CIP valide et une fiche produit complète dans Assistovet.
2) Lancer l’import : utiliser l’écran d’import pour prévisualiser les prestations prêtes à être importées.
3) Traiter les erreurs : en cas d’erreur de liaison, consulter le détail de l’erreur de liaison et corriger la fiche produit. La plupart des problèmes proviennent d’un code manquant ou mal formaté.
- Vérifier les codes CIP avant import.
- Conserver une sauvegarde de la base avant chaque synchronisation majeure.
- Documenter les procédures d’import pour l’équipe et le support.
Exemple terrain : la Clinique Sant Pere a identifié une série de produits non importés à cause d’un format de CIP erroné. Après nettoyage des fiches produits, l’import a réussi et la liste des prestations importées a été visible directement dans les fiches clients.
Astuce : automatiser les alertes de seuil et planifier les commandes récurrentes pour les produits critiques. Insight final : une gestion proactive des stocks réduit les ruptures et optimise le cash‑flow.
Améliorer la relation client et la communication client vétérinaire grâce à Assistovet
La relation client est un levier de fidélisation. Avec Assistovet, la communication client vétérinaire devient structurée : rappels, bilans périodiques, campagnes ciblées et accès propriétaire via un portail sécurisé. Ces fonctionnalités transforment des visiteurs occasionnels en clients réguliers.
Pour illustrer, la Clinique du Parc a mis en place des campagnes de rappel vaccinal segmentées par âge et type d’animal. Résultat : un taux de retour amélioré et moins d’appels entrants pour la prise de rendez‑vous.
Actions concrètes à mettre en place
– Mettre en place des templates de messages pour les rappels et bilans.
– Utiliser le portail client pour le partage de résultats et l’envoi de factures dématérialisées.
– Proposer la prise de rendez‑vous en ligne avec confirmation automatique pour réduire la charge administrative.
Sur le plan marketing, travailler les fiches Google My Business, collecter des avis et publier des contenus utiles sur les réseaux sociaux aide à améliorer la visibilité locale. Un site web optimisé combiné à des fiches patients bien tenues renforce la confiance des propriétaires d’animaux.
Phrase‑clé : la bonne communication réduit les frictions, augmente la fidélité et valorise le travail clinique.
Quelles structures peuvent utiliser Assistovet ?
Assistovet s’adresse aux cabinets, cliniques, CHV et réseaux multi‑sites. La solution est conçue pour s’adapter à des structures de tailles différentes grâce à des modules modulaires et une version cloud privative.
Comment se passe la synchronisation avec Vétélevage ?
La synchronisation utilise le code CIP comme clé de correspondance (version 8 de Vétélevage). Avant l’import, il est nécessaire de s’assurer que chaque produit possède un code CIP valide dans Assistovet. En cas d’erreur, le détail fourni permet de corriger la fiche produit.
Assistovet gère‑t‑il la facturation multi‑sites ?
Oui. La solution permet la centralisation des factures, l’export comptable et des dashboards consolidés pour comparer la performance par site, praticien ou période.
Le cloud privatifs est‑il disponible ?
Une option d’hébergement en cloud privé est proposée, hébergée et infogérée en France par des partenaires comme priVet’cloud, offrant accès distant tout en conservant la maîtrise des données.
Action simple à faire tout de suite : vérifier que toutes les fiches produits disposent d’un code CIP et paramétrer au moins un rappel automatique pour les consultations courantes.